Pemerintah Desa Perlu Alokasikan Anggaran Restorasi Arsip

SLEMAN – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman berhasil merestorasi 1.333 arsip milik tiga pemerintah desa. Yakni Umbulmartani dan Sindumartani di Kecamatan Ngemplak, serta Tegaltirto, Berbah. Terbanyak berupa arsip leter C dan peta kewilayahan. Rinciannya, 730 lembar arsip Desa Umbulmartani, 602 arsip Sindumartani, selembar arsip peta Dusun Krikilan, Tegaltirto. “Restorasi merupakan upaya untuk mengembalikan informasi arsip yang sudah rusak agar sama seperti semula,” tutur Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman AA Ayu Laksmidewi, Kamis (23/8).

Pengelolaan arsip secara baik harus terus dilakukan di setiap lembaga pemerintahan. Termasuk pemerintah desa. Meski tahun ini mengalami peningkatan, Ayu menilai kesadaran perangkat desa untuk mengelola arsip secara baik dan benar masih rendah.

Makanya, dinas pun harus turun tangan. Meskipun sejauh ini belum banyak arsip desa yang bisa direstorasi lantaran keterbatasan dana. Termasuk untuk membeli bahan-bahan yang dibutuhkan untuk restorasi arsip. Salah satunya tisu Jepang (kozoo). Tahun ini saja hanya seperlima dari perkiraan total arsip seluruh desa se-Sleman yang bisa direstorasi. Itu pun hanya tiga desa.

Sementara di Sleman ada 86 desa. Karena itu, Ayu mengimbau tiap pemerintah desa untuk mengalokasikan anggaran restorasi arsip pada APBDes 2019.
Sebagai gambaran, Ayu menjelaskan, satu rol tisu Jepang harganya mencapai Rp 8 juta. “Satu rol itu untuk kertas ukuran standar folio sebanyak 400 lembar. Kalau peta bisa lebih banyak lagi,” paparnya.

Ayu menyatakan siap jika ada perangkat desa yang mengajukan permohonan restorasi arsip. Namun, besar kemungkinan bantuan yang diberikan sebatas pendampingan teknis.

“Mangga siapkan bahannya, nanti kami bantu teknisnya,” ujar sosok yang pernah menjabat kepala dinas pariwisata. Ayu menitikberatkan restorasi arsip leter C, yang merupakan dokumen pertanahan. Leter C yang rusak rentan permasalahan, karena menjadi bukti kepemilikan tanah. Terutama saat akan dilakukan jual beli tanah.

Restorasi arsip memang bukan perkara mudah. Selain bahan-bahan yang dibutuhkan cukup mahal, petugas harus ekstra hati-hati dan telaten. Mahalnya bahan itu lantaran sebagian besar merupakan produk impor. Karena tak diproduksi di dalam negeri. Sebelum direstorasi, tiap dokumen yang rusak atau terlipat maupun tergulung harus dirapikan dulu. Lalu diberi nomor urut supaya tak tertukar dengan dokumen lain. Arsip tersebut lantas dibersihkan dengan kuas dan disemprot dengan sprayer untuk mengurangi kadar keasamannya.

Tisu Jepang digunakan untuk merestorasi arsip yang sangat rusak dan sulit terbaca. Setelah disemprot sprayer dan dilap tisu Jepang, arsip itu diberi lem yang terbuat dari campuran methyl selulosa, aquades, dan kalsium karbonat. Arsip lantas dibiarkan dalam waktu 24 jam sebelum bisa digunakan lagi.

Untuk mencegah kerusakan arsip Ayu mewanti-wanti perangkat desa untuk membuat tempat penyimpanan khusus standar. Ayu tak menyarankan penggukaan rak kayu karena rentan lembab. Rak lebih baik yang mengandung unsur logam. Sedangkan cara menyimpan peta tidak dengan digulung. “Karena ukuran kertasnya lebar biasanya peta digulung. Itu salah,” ingatnya.

Masih banyaknya perangkat desa tak paham tata kelola arsip, petugas dinas perpustakaan dan kearsipan terus menggencarkan sosialisasi. Kepala Bidang Kearsipan Sari Respatiningsih mengatakan, program restorasi arsip telah dimulai sejak delapan tahun lalu. Ini menjadi komitmen Pemkab Sleman dalam upaya program restorasi arsip.

Sari berharap, setelah 1.333 arsip milik tiga desa tersebut diserahkan, ke depan lebih banyak pemerintah desa lain yang terinspirasi. “Terutama merestorasi leter C,” katanya. (har/yog/mg1)