Kepada

Yth. Pimpinan DPRD DIY

Jalan Malioboro No. 54 Yogyakarta

Di- YOGYAKARTA

Bersama ini dengan hormat kami sampaikan aspirasi berkenaan dengan pengelolaan arsip di daerah. Beberapa waktu lalu, kami mendengar DPRD DIY tengah mengadakan pembahasan terkait Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan.

Bagi kami sebagai bagian dari masyarakat, masalah pengelolaan arsip termasuk hal baru. Kami sangat awam. Belum banyak informasi yang kami peroleh seputar arsip. Oleh karena itu kami menanyakan, apa saja materi yang diatur dalam perda tersebut. Apakah perda itu sekarang telah diundangkan dan diberlakukan di DIY. Bagaimana peran dan kontribusi masyarakat dalam masalah arsip.

Kami juga menanyakan dari dokumen-dokumen sejarah yang pernah kami baca, arsip-arsip penting Kasultanan Ngayogyakarta pernah dibawa ke Inggris oleh Gubernur Jenderal Inggris Thomas Stamford Raffles saat peristiwa penyerbuan ke keraton pada 1812 silam. Bagaimana juga dengan arsip-arsip penting DIY di masa lalu yang berada di Belanda. Apa peran Perda Penyelenggaraan Kearsipan dalam meneguhkan Keistimewaan DIY?

Demikian aspirasi kami, atas perhatian dan jawabannya diucapkan terima kasih.

Yogyakarta, 12 Maret 2017

Muhammad Sigit

Dusun Rejodadi RT 03 RW 28

Bangunkerto, Turi, Sleman, DIY

Menguatkan Lembaga Kearsipan Kasultanan dan Kadipaten

Terima kasih kami ucapkan atas surat dan aspirasi yang Saudara sampaikan. Kami mengapresiasi atas pertanyaan-pertanyaan yang Saudara berikan.

Perlu diketahui, DPRD DIY bersama Pemda DIY telah membahas Raperda tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Kini pembahasan telah sampai pada kesepakatan untuk segera mengundangkan rancangan peraturan daerah itu menjadi peraturan daerah.

Tahapan yang dilalui setelah ada kesepahaman di tingkat panitia khusus (pansus), rancangan peraturan daerah (raperda) itu tengah dimintakan klarifikasi ke Kementerian Dalam Negeri sebelum disahkan menjadi peraturan daerah.

Perlu diketahui, pengertian Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pengelolaan arsip, dan pembinaan kearsipan dalam suatu sistem kearsipan daerah yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Arsip terbagi dalam beberapa jenis. Ada arsip dinamis yakni arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus. Selanjutnya, arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Dalam raperda itu kami juga mengatur akuisisi arsip sebagai proses penambahan khasanah dan/atau penyelamatan arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Raperda juga mengatur akses arsip sebagai ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Selain itu ada juga preservasi Arsip adalah upaya perlindungan Arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian fisik arsip maupun informasi arsip.

Terkait keberadaan arsip-arsip penting Kasultanan yang berada di Inggris dan Belanda, sangat dimungkinkan dilakukan tindakan akuisisi sebagai upaya penyelamatan arsip statis. Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) berwenang mengadakan akuisi tersebut. LKD juga dapat menerima penyerahan arsip dari masyarakat.

Penyelenggaraan Kearsipan memiliki sejumlah tujuan. Antara lain menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Menyelamatkan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Tujuan dari peraturan daerah itu demi menguatkan kelembagaan kearsipan Kasultanan dan Kadipaten dalam rangka mendukung Keistimewaan Daerah Istimewa Yogyakarta.

Masyarakat dapat berperan dengan menciptakan, menyimpan dan melindungi arsip yang tercipta dari kegiatan yang dilaksanakan. Menyerahkan arsip statis kepada LKD, melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat penyimpanan arsip dari bencana alam serta bencana sosial. Juga menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip.

Pemerintah Daerah dapat memberikan penghargaan kepada masyarakat yang menyerahkan arsip statis. Penghargaan berupa sertifikat, piagam, medali, piala, plaket, uang pembinaan dan sarana dan prasarana kearsipan.

Demikian jawaban kami, atas perhatian dan kerja samanya diucapkan terima kasih.

Yogyakarta, 26 Maret 2018

Ketua Pansus

Bahan Acara No. 1 Tahun 2018

Raperda Penyelenggaraan Kearsipan

Nur Sasmito