RADARJOGJA.CO.ID – Keberadaan pengelola arsip daerah cukup krusial demi menjamin keutuhan dan kelengkapan database pemerintahan. Berangkat dari kepentingan itulah dinas perpustakaan dan kearsipan Bantul berencana men-digitalisasi arsip-arsip kuno. “Ini ‘PR’ besar bagi kami,” ungkap Kasi Pengelolaan Arsip Zanita Sri Andanawati kemarin (17/2).

Arsip kuno yang dimaksud masih berupa naskah asli. Dan belum semua ada salinannya.

Digitalisasi bertujuan mendokumentasikan seluruh bukti dokumen peninggalan sejarah. Juga mempermudah penyimpanan dan mengaksesnya untuk kepentingan riset.

Dikatakan, tak semua orang bisa sembarangan mengakses naskah kuno. Karena orisinalitasnya harus terjaga supaya tidak rusak, apalagi hilang.

Setelah dibuat dokumen digital, naskah asli akan dikirim ke kantor Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), sekaligus tersambung dengan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). “Nah, arsip-arsip ini nantinya bisa diakses melalui website JIKN,” ucapnya.

Saat ini, seluruh dokumen kuno tersimpan di depo arsip. Baik yang telah didigitalisasi maupun belum.

Diakuinya, merawat arsip bukan perkara mudah. Dokumen kuno yang berusia puluhan tahun harus tersimpan di ruangan bersih dan ber-AC. Itu untuk menjaga suhu ruangan dan fumigasi. “Biar awet,” ujarnya.

Kendati begitu, proses alihmedia arsip kuno ini juga bukan langkah gampang. Sebab, tidak semua tulisan dalam arsip terbaca jelas. Dibutuhkan cairan khusus untuk memunculkannya. Setelah itu baru di-scan.

“Sebenarnya butuh mesin scan khusus. Tapi kami belum ada. Sehingga masih pakai alat lama,” tuturnya.

Agus Subianto, seorang petugas arsip, menyebut, salah satu koleksi arsip kuno tertua berusia 74 tahun. Berupa surat pembayaran pajak air dan surat kelahiran. “Menggunakan bahasa Belanda dan Jawa,” tuturnya. (zam/yog/mar)